Smurfit Westrock + Celonis

A Smurfit Westrock começou a gerar valor com a Celonis em casos de uso Financeiros, incluindo Contas a Pagar e Procure-to-Pay. Em seguida, uma iniciativa de gestão de inventário apoiada pela administração, com o objetivo de reduzir o excesso de stock catapultou a utilização da Celonis para o nível seguinte.

A Celonis é agora utilizada em 80% dos negócios, com a base de utilizadores a expandir-se de 450 para 1,050 em apenas seis meses. Com o Celonis Process Intelligence Graph, a Smurfit Westrock está a gerar valor significativo.

Harmonizar os processos de negócios num sistema SAP comum é o principal objetivo de Brian Dodson, Diretor de Melhoria de Processos de Negócio e Líder do Centro de Excelência da Celonis na Smurfit Westrock.

Ele explica como a parceria da Celonis com um dos principais fornecedores mundiais de embalagens de papel continua a fortalecer-se: desde o início modesto no departamento financeiro europeu até mais de 1,000 utilizadores em todo o mundo, gerando valor significativo a cada ano.

Começar com as compras não autorizadas

Dodson trabalhava no departamento financeiro europeu da Smurfit Westrock quando utilizou pela primeira vez o Celonis Process Mining e os Fluxos de Ação para combater e prevenir compras não autorizadas. Inicialmente, o objetivo era ter um ou dois utilizadores centrais em cada país que recebessem alertas automáticos quando os compradores não seguissem os procedimentos definidos.

No entanto, Dodson apercebeu-se de que, para realmente mudar comportamentos estabelecidos, os compradores em cada fábrica precisavam de receber estes alertas diretamente, juntamente com informações sobre o motivo por que o pedido de compra não estava em conformidade e o que fazer a respeito disso. Com base nessa lógica, a empresa adicionou cerca de 50 utilizadores da Celonis, com pelo menos um por fábrica.

"Percebemos que as informações fornecidas pela Celonis têm de ser recebidas pela pessoa mais próxima da capacidade de fazer a mudança."

Identificar compras não autorizadas e reprimi-las de forma proativa permitiu à Smurfit Westrock controlar despesas, gerar poupanças e melhorar as relações com os fornecedores.

O valor e o crescimento do número de utilizadores estão relacionados

O valor que a Smurfit Westrock obtém da Celonis cresceu exponencialmente, com a empresa a obter atualmente poupanças significativas.

A expansão da sua base de utilizadores da Celonis foi igualmente rápida. Em 2023, Dodson criou o Centro de Excelência (CoE) da Celonis dentro do departamento de Sistemas de Informação Globais para servir os mercados da América do Norte e do Sul, bem como da Europa. No fim do ano, com dois novos analistas a bordo, o CoE tinha entre 15 e 18 casos de uso ativos em Purchase-to-Pay (P2P) e Contas a Pagar (AP) – incluindo o Verificador de Faturas Duplicadas, as Notas de Crédito Vencidas, o Verificador de Termos de Pagamento e algumas aplicações personalizadas. A base de utilizadores tinha crescido para 450.

Com sucesso comprovado em P2P e AP, a Celonis despertou o interesse da administração, a ponto de pedirem ajuda ao CoE num objetivo estratégico de redução de stock. Isto catapultou a utilização da Celonis para o próximo nível, não só no caso de uso de Gestão de Inventário, mas também para revigorar os casos de uso de Finanças. Entre janeiro e junho de 2024, o número de utilizadores internos aumentou de 450 para 1,050, com uma impressionante taxa de utilizadores ativos mensais de cerca de 70%.

Reduzir os níveis de stock com OCPM

Expandir a Celonis para a Gestão de Inventário foi uma iniciativa estratégica, motivada pela administração, para reduzir os níveis de stock de peças sobressalentes e maximizar o fluxo de caixa.

Até aí, a Smurfit Westrock utilizava a mineração de processos tradicional centrada em casos para fornecer uma visão em tempo real de processos de negócios individuais. Porém, para este caso de uso de Gestão de Inventário, o Centro de Excelência empregou capacidades mais avançadas de mineração de processos centrada em objetos(OCPM). Isto permitiu que vários processos e sistemas fossem interligados, criando um gémeo digital baseado no Process Intelligence Graph.

No passado, equipas de diferentes países reuniam-se com informações de inventário distintas e não era possível chegar a um consenso sobre os números. Com o Process Intelligence Graph, possibilitado por OCPM, a equipa reuniu dados de manutenção, produção, finanças e compras para fornecer uma única fonte de verdade. A clareza e a transparência sobre como estes processos interagem e influenciam-se mutuamente permitiram tomar melhores decisões sobre venda, transferência e descarte de stock excedente.

"A Celonis tira as opiniões da equação. Há transparência, pois os dados estão lá. Para mim, além de uma linguagem comum, elimina as suposições no trabalho que está a ser realizado. Isto facilita realmente o trabalho das pessoas."

Em seguida, o Centro de Excelência implementou controlos preventivos para garantir que os stocks de peças sobressalentes não se acumulavam novamente. Ao associar as compras aos stocks do armazém no Process Intelligence Graph, a equipa configurou Fluxos de Ação para informar automaticamente os utilizadores caso tentassem adquirir algo que já estivesse em stock.

"O que adoro na OCPM é a facilidade. Se alguém pedir dados extra ou um desvio adicional do processo que pretenda analisar, é muito simples inserir estes dados e satisfazer as necessidades da empresa. É a flexibilidade, a transparência e a clareza que permitem oferecer soluções dinâmicas e rápidas."

O Process Copilot simplifica a Gestão de Inventário

Um problema que a Smurfit Westrock enfrentou com a Gestão de Inventário é a inconsistência dos dados mestres. A mesma peça pode ter vários nomes em diferentes sistemas, em diferentes fábricas, dificultando a determinação da disponibilidade da peça em stock e da sua localização quando os utilizadores pretendem partilhar o inventário entre as fábricas.

Para resolver isto, o Centro de Excelência utiliza uma camada de IA que harmoniza os dados provenientes dos sistemas de origem em dashboards de front-end, oferecendo um conjunto de dados claro e conciso sem a necessidade de limpar os dados mestres na origem. Os utilizadores em qualquer fábrica podem comunicar com o Celonis Process Copilot, que oferece uma forma eficaz e fácil de interagir com os dados de inventário e, potencialmente, partilhar peças com outras fábricas.

"Considero a Celonis um acelerador para muitas iniciativas. É necessário alinhar a Celonis com uma iniciativa empresarial fundamental, e isso acelera a iniciativa empresarial. A minha perspetiva sobre a IA na Celonis é que é o acelerador do acelerador."