Fujitsu + Celonis

A Fujitsu utiliza a Celonis para obter transparência total dos níveis de inventário e recomendações melhoradas por IA sobre quando acumular stock, redistribuir e abster-se de comprar materiais.

Tornar o mundo mais sustentável ao criar confiança na sociedade através da inovação – é este o ambicioso objetivo da Fujitsu. Como uma das empresas de tecnologia mais antigas do mundo, a Fujitsu tem uma longa história de reinvenção e resiliência. Conhecida pelas soluções de hardware, a Fujitsu iniciou recentemente uma nova jornada: oferecer serviços de TI e de transformação digital de classe mundial.

Para o fazer com sucesso, a Fujitsu começou por si mesma. "Nos últimos anos, a incerteza global e a velocidade da mudança aumentaram drasticamente", explica Kazushi Koga, Diretor Executivo Corporativo, SEVP, Chefe de Plataforma, Fujitsu. "Para acompanhar este ritmo acelerado, é crucial utilizar dados precisos em tempo real e incorporar novas tecnologias como IA, para desenvolvermos estratégias orientadas por dados." Esta ambição levou a Fujitsu a iniciar o projeto FUJITRA (abreviatura de Fujitsu Transformation) há cinco anos.

Factos acima de sentimentos: Tornar os processos da Fujitsu transparentes

Uma parte importante da Fujitra é "One Fujitsu": a otimização e unificação de sistemas, juntamente com a promoção da gestão orientada por dados em toda a empresa. Sob a liderança de Koga, a Fujitsu Japan implementou originalmente a Celonis como uma ferramenta de transparência no âmbito do projeto One Support da Fujitra. Ao combinar Inteligência de Processos e IA, a Celonis criou, para a Fujitsu, um gémeo digital vivo das suas operações empresariais que mostra como os processos funcionam e revela formas de os otimizar.

"O envio urgente era muito dispendioso", recorda Koga sobre algumas das primeiras descobertas, "custando-nos mais de 10 milhões de dólares por ano – uma vez que o envio urgente é sempre mais caro do que o envio regular. A Celonis revelou que, em mais de 30% dos casos, os pedidos eram efetuados como envios urgentes, mas o engenheiro técnico responsável pela manutenção só chegava ao local quatro dias após a entrega. Graças a este insight, conseguimos reduzir em cerca de 15% os nossos custos de envio urgente."

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Otimização de processos a nível global

Após o sucesso inicial no Japão, Jonathan Wannicke, Diretor da Transformação do Processo Digital, CoE, estava ansioso por mostrar o que a Celonis podia fazer além da visibilidade. Focando-se na função Financeira na Europa, Wannicke começou perceber, em apenas alguns meses, o valor gerado, tanto nas contas a pagar como nas contas a receber. Em breve, as soluções da Celonis, como a aplicação de Cobranças, o Verificador de Faturas Duplicadas, a aplicação de Open Credit Memos e o Verificador de Termos de Pagamento, substituíram as aplicações antigas da Fujitsu. Mais tarde, a Fujitsu expandiu-se para Gestão de Serviços de TI e Gestão de Pedidos.

Só havia um problema que atrasava a adoção: nem todos gostavam de ser confrontados pelos processos e por toda a complexidade dos mesmos. "A Celonis pode ser brutalmente honesta", diz Wannicke. "Temos stakeholders que estão com a Fujitsu há mais de 30 anos, construindo os nossos processos do zero. Por isso, tivemos algumas discussões muito acesas e tivemos de fazer essas pessoas confiarem nos dados."

Combinação premiada de PI e IA

Mas os dados raramente mentem, e é nesses dados que se encontrava a informação de que a Fujitsu precisava para retomar o controlo do stock de segurança. No início, a tarefa parecia simples: reduzir o stock de segurança para um nível ideal depois de o ter expandido intencionalmente durante a pandemia de Covid-19.

Porém, reduzir os níveis de stock era complicado. A System Platform Business Group da Fujitsu tem uma enorme quantidade de produtos e materiais, totalizando mais de 25,000 tipos e 2,5 milhões de itens. Para obter transparência neste enorme catálogo, a equipa teve de combinar dados de 11 sistemas que abrangiam insights em tempo real de toda a cadeia de abastecimento sobre inventários em todo o Japão e dados históricos sobre o comportamento de compra do cliente final.

"Com a Celonis, conseguimos integrar os dados dispersos em 11 sistemas em apenas um mês", explica Kazutomi Taneda, Diretor do Departamento Comercial de Suporte de Hardware da PRS.

Divisão de Serviços Relacionados com Produtos, Unidade de Negócios de Serviços de Infraestruturas Geridas, Fujitsu. "Agora podemos centralizar informações como prazos de entrega, tamanho da carga de aquisição e consumo médio histórico." Os compradores têm agora uma única fonte de verdade sobre os níveis de stock nas fábricas da Fujitsu, bem como informação apoiada por IA sobre a evolução do mercado e a procura dos clientes.

Os resultados:

• 20% de redução no estoque de segurança
• Menos 50% de pedidos de inventário nos 6 meses seguintes à implementação
• Enormes ganhos de produtividade
• Prémio interno para inovação em IA

“Para além das metas numéricas, as equipas no terreno tornaram-se mais conscientes dos problemas de processo e começaram a abordá-los de forma proativa”, explica Taneda-san.

Da visibilidade à automatização melhorada por IA

Cerca de 15 especialistas trabalham agora em mineração de processos, modelação de processos e IA global na Fujitsu. Longe vão os dias em que a Celonis era utilizada apenas para fins de transparência. Agora, a Celonis é vista e utilizada como uma plataforma para a transformação empresarial em grande escala e, em breve, abrangerá dez processos, incluindo Finanças, Gestão de Serviços de TI, Gestão de Dados Mestres e toda a Cadeia de Abastecimento com a Gestão de Inventário a ser a mais recente adição. "Utilizamos a aprendizagem automática e fluxos de ação para a automatização", explica Wannicke. "E também estamos a utilizar as capacidades de IA da Celonis, como o Criador de Anotações e os Agentes de IA.”

O conselho de Wannicke para tirar o máximo partido da Inteligência de Processos (IP) e da IA?

1. Identificar os domínios certos para aplicar a IA
2. Fornecer o contexto empresarial único da Fujitsu (regras, testes de referência, KPIs, etc.) à IA
3. Garantir que a IA não só proporciona retorno sobre o investimento, como também é utilizada de forma sustentável, tendo em conta o seu impacto ambiental

Uma cultura de mudança orientada por dados

A crescente consciencialização do poder dos dados mostra até onde a Fujitsu chegou na sua jornada de transformação. "No início, tínhamos de ir às funções empresariais e defender a Celonis", diz Wannicke. "“Agora, há uma enorme pressão do lado empresarial para nos envolvermos."
Não se contentando por apenas otimizar os próprios processos, a Fujitsu tornou-se um parceiro de confiança da Celonis em 2024. "Como parte do nosso crescente negócio de serviços de TI, podemos ajudar os nossos clientes a ligarem-se à Celonis", explica Wannicke. "Temos imensa experiência, especialmente em regiões como o Japão, onde os nossos próprios sistemas GLOVIA são amplamente utilizados."

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Com uma procura tão grande de Inteligência de Processos e IA, o que é que se segue na agenda? "O nosso próximo passo é combinar vários processos na Celonis com IA", diz Koga. "Se combinarmos vários processos com a nossa IA, podemos ajudar os nossos clientes a transformar completamente a eficiência dos negócios."