Florida Crystals + Celonis

Com a Celonis, a Florida Crystals guiou com sucesso a transformação para S/4HANA, reduziu os pagamentos duplicados, e libertou milhões numa questão de meses.

Com os prazos de migração a aproximarem-se e as novas tecnologias, como a IA, a evoluir rapidamente, as TI precisam de lidar com muita coisa ao mesmo tempo. Tudo enquanto capacitam a empresa para obter o máximo retorno sobre o investimento com a pilha tecnológica. É por isso que Kevin Grayling, vice-presidente e diretor de informática da Florida Crystals, está focado em tornar os processos da empresa mais inteligentes, e as equipas mais eficientes, com a ajuda de parceiros tecnológicos como a Celonis.

A Celonis Process Intelligence Platform ajudou o produtor de açúcar a elaborar o caso de negócios ideal para a transformação para S/4HANA, e a tornar as Contas a Pagar um verdadeiro gerador de valor.

O resultado? Uma abordagem de migração orientada por dados, e milhões de dólares em fluxo de caixa libertados em menos de um ano..

Criar o caso de negócios ideal para S/4HANA

A Florida Crystals cultiva, colhe, mói e refina a cana-de-açúcar no Estado da Flórida, bem como globalmente através das suas empresas, comercializando sob marcas como Domino, C&H, Redpath, Sidul e Tate & Lyle.

O caminho para o valor com a Celonis começou com a transformação para S/4HANA em 2021. Não é segredo que uma migração de ERP não é simples nem rápida. Concluí-la em dois anos é considerado rápido, pelo que três ou mais anos é o mais comum. Com a Celonis, a Florida Crystals conseguiu em doze meses. Eis como. Embora a Florida Crystals tenha beneficiado da estabilidade do SAP Business Suite ao longo de duas décadas, houve alguns desafios quando chegou o momento de alterar os processos. "Havia uma lacuna no nosso entendimento sobre o motivo por que estava configurado daquela forma", afirma o vice-presidente e diretor de informática, Kevin Grayling.

Em parceria com a Celonis, utilizaram mineração de processos para criar um gémeo digital do negócio. Imagine um raio-X, que mostra como os processos realmente funcionam. "Demoramos apenas três semanas a ver todo o nosso processo de Source-to-Pay e Order-to-Cash", recorda Grayling. "Desta forma, obtivemos uma compreensão extremamente rápida e detalhada da nossa adesão ao processo e de onde tínhamos problemas processuais."

Obter uma visão clara de como o negócio funcionava não só ajudou a equipa de TI e os responsáveis pelos processos a poupar tempo e esforço na fase de documentação e design, como também tornou o caso de negócio irrefutável. "As nossas discussões com os especialistas da SAP eram frequentemente baseadas em suposições. A Celonis ajudou a tomar a decisão de brownfield de forma muito científica."

E o argumento a favor da migração brownfield resistiu ao teste. A mudança para a nuvem também está a proporcionar o valor esperado. → Leia o blog de Grayling sobre como a Florida Crystals utiliza a Celonis para transformar o negócio.

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Os insights e as oportunidades de valor que a equipa de TI descobriu rapidamente despertaram um interesse mais amplo. "Lembro-me do nosso diretor financeiro perguntar quando poderia implementar a Celonis", afirma Grayling. A equipa de TI certificou-se de que isso aconteceria.

Libertar milhões nas Contas a Pagar

"Na área de Contas a Pagar, conseguimos poupar várias centenas de milhares de dólares logo no primeiro mês após a implementação", afirma Grayling. "Nunca vi a nossa empresa alcançar algo assim tão rápido."

Ao criar um gémeo digital do Source-to-Pay, a Celonis proporcionou uma visibilidade sem precedentes sobre onde a Florida Crystals não estava aproveitar todas as receitas.

Por exemplo, as capacidades de automação inteligente da Celonis, denominadas Fluxos de Ação, enviam alertas diários sobre futuros descontos monetários, para que a equipa possa agir em conformidade. A Celonis também possibilitou um processamento mais inteligente de faturas, priorizando-as pelo impacto no fluxo de caixa, em vez de seguir a ordem de chegada.

A plataforma sinaliza potenciais duplicados que a SAP facilmente deixaria passar, ajudando a equipa a evitar a perda de milhões de dólares. Imagine duplicados que não correspondem exatamente, mas que possuem números de fatura, datas, quantidades ou preços semelhantes. "A Celonis permitiu-nos tornar-nos proativos em vez de reativos, de modo que não precisemos de perseguir pagamentos duplicados e tentar recuperar esses fundos", afirma Jennifer Ginn, Diretora de Contas a Pagar da Florida Crystals.

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A melhor parte: é totalmente automatizada. Através da lógica de correspondência aproximada, a Celonis define bloqueios de faturação para possíveis duplicados no SAP, sinalizando as faturas para verificação humana. A equipa pode depois reverter rapidamente as faturas duplicadas ou remover os bloqueios nas confirmadas como não duplicadas. "Basta um clique na Celonis e está feito."

Criar uma linguagem comum para os negócios

Como uma função de back-office que geralmente é vista como um custo em vez de lucro, pode ser difícil mudar o rumo dos negócios. Ginn frequentemente enfrentava dificuldades na obtenção dos dados necessários para orientar conversas com outras equipas, como Aquisições ou Operações. "Tínhamos umas ideias sobre os problemas, mas nunca tínhamos dados que as comprovassem. Tudo isso mudou completamente com a Celonis."

A equipa dela é agora capaz de identificar pontos de estrangulamento upstream, como quando o desempenho de entrega de um fornecedor o impede de obter um desconto monetário, ou quando as faturas de mercadorias em falta estão a causar atrasos nos pagamentos. Em suma: Têm agora uma linguagem comum sobre como o negócio realmente funciona. "Os fornecedores podem enviar faturas mais de uma vez ou fazer entregas após o prazo de desconto monetário. Como agora podemos ver isso, temos conversas mais significativas."