Accenture + Celonis

A Accenture é o próprio melhor caso de referência quando se trata de otimização de Purchase-to-Pay. A equipa interna de Procurement Plus utiliza a Celonis e a aplicação de execução de Contas a Pagar para transformar o processo de P2P, gerar benefícios anualizados de 35 milhões de USD em fluxo de caixa, e reduzir o tempo do ciclo dos pedidos em dois dias inteiros, globalmente, e isso é apenas o começo.

A Accenture dispensa apresentações. A empresa de serviços profissionais de renome mundial conta com mais de 624 000 colaboradores que trabalham para mais de 75% das empresas da Fortune 500 e gera receitas superiores a 50 mil milhões de USD por ano.

A função interna de Aquisição, denominada Procurement Plus, inclui toda a cadeia de valor de Purchase-to-Pay, desde Aquisição até Contas a Pagar. O objetivo não é só viabilizar os negócios, é também abranger todos os aspetos transacionais da Aquisição de forma rápida e eficiente, bem como promover a inovação e as compras responsáveis. É fundamental manter relações de 360 graus com os fornecedores, bem como permanecer fiel ao valor da marca e à reputação de mercado da Accenture em todas as transações.

"O "Plus" serve realmente para destacar que a função que desempenho vai além da função operacional tradicional de Aquisição, uma vez que a função de Aquisição do futuro é uma organização de relações em rede. Contudo, como Diretor de Aquisições, também sou responsável pela parte "higiénica" da empresa", afirma o Antigo Diretor de Aquisições da Accenture, referindo-se às áreas tradicionais de responsabilidade da Aquisição: "adquirir", "fornecer" e "pagar". "Tecnologias como a Celonis tornam o lado transacional o mais eficiente, transparente e previsível possível, para que eu possa investir no lado das relações."

Obter visibilidade completa do processo P2P

Mesmo dentro de uma organização pioneira em práticas recomendadas, como a Accenture, os processos podem tornar-se complexos ao longo do tempo devido às constantes mudanças em regulamentações, diretrizes e requisitos legais e governamentais.

"Mesmo com as instâncias globais únicas das nossas soluções de ERP e SAS, e equipas globais únicas a administrar o processo nessas instâncias, é impressionante a quantidade de variação que ainda existe nos nossos procedimentos", afirma a Antiga Diretora Executiva, Transformação Digital, Procurement+ na Accenture. "Tínhamos 14 000 maneiras diferentes de fazer uma requisição através do sistema. O tempo de resposta era de 60 horas."

"É necessário ter visibilidade sobre os processos completos para perceber o que pode ser eliminado", afirma o Antigo CPO. "Desta forma, podemos desafiar a mentalidade de "sempre fizemos assim" e realmente dedicar tempo e eliminar coisas que eram relevantes, mas que já não são."

O Antigo CPO acrescenta ainda que "A mineração de processos é fundamental para todas as funções de Aquisição, mas especialmente para uma função de Aquisição como a gerida por mim, baseada na necessidade de potenciar a empresa e torná-la competitiva. Como Diretor de Aquisição, o meu papel é identificar onde posso otimizar ou eliminar algumas coisas para libertar fundos que posso usar para criar valor adicional, e dar-nos essa vantagem competitiva."

"Promover a padronização numa organização descentralizada em várias regiões geográficas é muito importante, e a mineração de processos da Celonis oferece-nos as informações necessárias para o fazer de forma eficaz",afirma a Antiga Líder Global de Processos P2P da Accenture. "Ter visibilidade estruturada, identificar os problemas e como podemos resolvê-los enquanto reduzimos a variação no processo, é extremamente valioso para nós."

Reduzir o tempo do ciclo de pedido-encomenda em 50%

A visibilidade proporcionada pela mineração de processos permite que a Accenture tenha conversas baseadas em factos com as partes interessadas sobre áreas de potencial melhoria e uma redução de 50% no tempo do ciclo de pedido-encomenda.

"Reduzir o tempo do ciclo de pedido-encomenda em dois dias úteis completos globalmente é um resultado muito significativo", destaca a Antiga Líder Global de Processos P2P. "Muitos dos nossos projetos surgem rapidamente, pelo que a Aquisição precisa de ser ágil e concluir as transações com rapidez, enquanto gere as várias regras relacionadas com riscos e controlos. Agora, somos capazes de satisfazer os requisitos de velocidade e conformidade simultaneamente."

"Com base no que a Celonis nos mostrou, conseguimos eliminar várias etapas que as equipas de Aquisição, Finanças e Impostos estavam a realizar", afirma Miller. "Ao longo de 12 meses, reduzimos de 30 para cerca de 15 horas o tempo necessário para as nossas requisições. Numa unidade de mercado específica, reduzimos de 60 para 15 horas."

Ao reduzir os tempos de ciclo, o Procurement Plus está a potenciar a empresa de forma mais eficaz, proporcionando uma experiência mais rápida e eficiente aos consultores e, em última análise, aos respetivos clientes.

Gerar benefícios anualizados de 35 milhões de USD em fluxo de caixa

Embora a Celonis tenha sido inicialmente introduzida para dar transparência ao processo de Purchase-to-Pay, a Accenture utiliza-a agora para executar os processos de forma mais eficiente, através de Process Intelligence.

"É difícil escolher a minha capacidade favorita da Celonis: é como escolher numa caixa de chocolates", afirma a Antiga Líder Global de Processos P2P. "Estamos a utilizar a plataforma de inteligência de processos de forma muito abrangente, desde a mineração e análise de processos até às perspetivas de negócio e fluxos de ação."

Processando 1,3 milhões de faturas por ano, a equipa de Contas a Pagar da Accenture trabalhava principalmente com base no princípio "primeiro a entrar, primeiro a sair". Agora, conseguem priorizar as faturas com base no impacto nos KPIs, através da aplicação de execução de Contas a Pagar da Celonis. Segundo a Antiga Líder Global de Processos P2P, "A aplicação de execução de Contas a Pagar é um grande diferenciador para nós. A Celonis ajuda-nos a garantir que as nossas equipas operacionais dedicam o tempo às faturas que precisamos de processar hoje."

"Ao tirar proveito da inteligência de processos, conseguimos automatizar algumas das tarefas de cobrança e garantir que as nossas equipas de Contas a Pagar se focam realmente nas faturas que devem ser priorizadas para pagamento", acrescenta a Antiga Diretora Executiva, Transformação Digital, Procurement+.

"Pagar sempre em dia tem implicações significativas para a Accenture como um todo", acrescenta a Antiga Líder Global de Processos P2P. "Isto tem um impacto no fluxo de caixa, é claro, mas mais importante, ajuda-nos a manter a reputação e a promover relações estratégicas de longo prazo com os nossos fornecedores."

No geral, a Accenture gerou benefícios anualizados de 35 milhões de USD em fluxo de caixa e a respetiva pontuação C-SAT subiu, refletindo a qualidade do serviço que a equipa é capaz de oferecer agora que algumas das tarefas foram automatizadas.

Resultados

$35M

benefícios de capital de giro anualizados entregues

50%

de melhoria no tempo do ciclo de pedido-encomenda

30%

de redução no tempo de aprovação de faturas

O melhor caso de referência

A Accenture não só utiliza a Celonis EMS internamente, como também se tornou parceira da Celonis para ajudar os clientes nas respetivas jornadas de transformação digital. De facto, a Accenture desenvolveu as próprias aplicações no Celonis EMS para ajudar os clientes a otimizar as operações de aquisição e o fluxo de caixa, replicando o sucesso que obtiveram internamente no Procurement Plus.

O Antigo CPO afirma: "Os clientes dependem dos nossos avanços para os ajudar a avançar. E nós somos a nossa melhor referência. Podemos mostrar aos clientes como o fizemos, as ferramentas que utilizamos e exatamente como o mesmo pode ser feito numa empresa do nosso tamanho e complexidade."

A Antiga Diretora Executiva, Transformação Digital, Procurement+ concorda: "A melhor parte do que estamos a fazer internamente é que nos tornamos um modelo para os nossos clientes replicarem o processo. E estamos muito satisfeitos por fazê-lo, pois não acredito que as pessoas devam ter de reinventar a roda. Aprecio a ideia de comunidade."

O Procurement Plus lidera por exemplo, partilhando o conhecimento em toda a organização de uma forma que, em última análise, também beneficia os clientes finais da Accenture.

O futuro da Aquisição está aqui

"As oportunidades na área de Aquisição possibilitadas pela mineração de processos de dados e pela inteligência de processos são ilimitadas neste momento", afirma a Antiga Diretora Executiva, Transformação Digital, Procurement+.

A equipa pretende aproveitar o valor extraído do processo P2P e promover mudanças nas áreas de sourcing, contratação e gestão de relações com fornecedores em termos de sustentabilidade.

A Accenture também lançou recentemente a própria aplicação de solução para Aquisição sustentável, e transferiu os processos da solução para a Celonis para facilitar a gestão e a otimização.