Fujitsu + Celonis

Fujitsu utilizza Celonis per ottenere piena trasparenza sui livelli di inventario e raccomandazioni basate sull'AI su quando fare scorta, riallocare ed evitare l'acquisto di materiali.

Rendere il mondo più sostenibile rafforzando la fiducia nella società attraverso l'innovazione: questo è lo scopo ambizioso di Fujitsu. Fujitsu, una delle più antiche aziende tecnologiche al mondo, vanta una lunga tradizione di reinvenzione e resilienza. Conosciuta per le sue soluzioni hardware, Fujitsu ha recentemente intrapreso un nuovo viaggio: offrire servizi IT e di trasformazione digitale di livello mondiale.

Per riuscirci, l'azienda ha iniziato da sé stessa. "Negli ultimi anni, l'incertezza globale e la velocità del cambiamento sono aumentate drasticamente", spiega Kazushi Koga, Corporate Executive Officer, SEVP, Head of Platform di Fujitsu. "Per stare al passo con questo ritmo rapido, è fondamentale utilizzare dati accurati in tempo reale e incorporare nuove tecnologie come l'AI, in modo da poter sviluppare strategie basate sui dati". Questa ambizione ha portato Fujitsu a avviare il progetto FUJITRA (abbreviazione di Fujitsu Transformation) cinque anni fa.

Dati concreti e non supposizioni: rendere trasparenti i processi di Fujitsu

Una parte fondamentale di Fujitra è "One Fujitsu": la semplificazione e l'unificazione dei sistemi insieme alla promozione di una gestione basata sui dati in tutta l'azienda. Sotto la guida di Koga-san, Fujitsu Japan ha originariamente implementato Celonis come strumento di trasparenza all'interno della mozione One Support di Fujitra. Combinando Process Intelligence e AI, Celonis ha creato per Fujitsu un gemello digitale vivente delle sue operazioni aziendali, mostrando come funzionavano i processi e rivelando modi per farli funzionare meglio.

"La spedizione di emergenza era molto costosa", ricorda Koga-san di alcune delle prime scoperte, "ci costava oltre 10 milioni di dollari all'anno, poiché la spedizione di emergenza costa sempre di più rispetto a quella regolare. Celonis ha rivelato che in oltre il 30% dei casi gli ordini venivano effettuati come spedizioni di emergenza, ma il tecnico addetto alla manutenzione è arrivato sul posto solo quattro giorni dopo la consegna. Grazie a questa intuizione, siamo riusciti a ridurre di circa il 15% i costi delle nostre spedizioni di emergenza."

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L'ottimizzazione dei processi diventa globale

Dopo il primo successo in Giappone, Jonathan Wannicke, Head of Digital Process Transformation CoE, era ansioso di mostrare cosa Celonis potesse fare oltre alla visibilità. Concentrandosi sulla funzione Finance in Europa, Wannicke ha iniziato a realizzare, nel giro di pochi mesi, il valore della linea di fondo sia nella contabilità clienti che nella contabilità fornitori. Ben presto le soluzioni Celonis come App Collections, Duplicate Invoice Checker, App Open Credit Memos e Payment Terms Checker hanno sostituito le vecchie app di Fujitsu. In seguito, Fujitsu si è estesa alla gestione dei servizi IT e alla gestione degli ordini.

C'era solo un problema che rallentava l'adozione: non a tutti piaceva vedere i propri processi e tutta la loro complessità. "Celonis può essere brutalmente schietto", dice Wannicke. "Abbiamo stakeholder che lavorano con Fujitsu da oltre 30 anni e che hanno sviluppato i nostri processi partendo da zero. Quindi abbiamo avuto delle discussioni molto intense e abbiamo dovuto convincere le persone a fidarsi dei dati".

Combinazione pluripremiata di PI e AI

Ma i dati raramente mentono ed è proprio lì che si trovano le informazioni di cui Fujitsu aveva bisogno per riprendere il controllo delle scorte di sicurezza. Inizialmente il compito sembrava semplice sulla carta: ridurre le scorte di sicurezza a un livello ideale dopo averle intenzionalmente aumentate durante la pandemia di Covid-19.

Tuttavia, ridurre i livelli delle scorte è stato complicato. Il System Platform Business Group di Fujitsu possiede una quantità enorme di prodotti e materiali, per oltre 25.000 tipi e 2,5 milioni di articoli. Ottenere trasparenza in questo enorme catalogo ha richiesto al team di combinare dati provenienti da 11 sistemi che coprono l'intera catena di approvvigionamento, informazioni in tempo reale sugli inventari in tutto il Giappone e dati storici sul comportamento di acquisto dei clienti finali.

"Con Celonis siamo riusciti a integrare i dati distribuiti su 11 sistemi in un solo mese", spiega Kazutomi Taneda, Head of PRS Hardware Support Business Dept.

Product Related Services Div. Managed Infrastructure Services Business Unit, Fujitsu. "Ora possiamo centralizzare informazioni come i tempi di consegna, le dimensioni del carico di approvvigionamento e il consumo medio storico". Gli acquirenti hanno ora un'unica fonte di verità sui livelli delle scorte negli stabilimenti Fujitsu e informazioni supportate dall'AI sugli sviluppi del mercato e sulla domanda dei clienti.

Il risultato?

• Riduzione del 20% delle scorte di sicurezza
• 50% in meno di ordini di inventario entro 6 mesi dall'implementazione
• Enormi incrementi di produttività
• Premio interno per l'innovazione AI

"Oltre agli obiettivi numerici, i team in loco sono diventati più consapevoli dei problemi di processo e hanno iniziato ad affrontarli in modo proattivo", spiega Taneda-san.

Dalla visibilità all'automazione potenziata dall'intelligenza artificiale

Circa 15 esperti stanno attualmente portando avanti le attività di process mining, process modeling e AI a livello globale presso Fujitsu. Sono finiti i giorni in cui Celonis veniva utilizzato solo per la trasparenza. Ora Celonis è visto e utilizzato come piattaforma per la trasformazione aziendale su larga scala e presto coprirà dieci processi, che spaziano dalla contabilità alla gestione dei servizi IT, al master data management fino all'intera supply chain, con la gestione dell'inventario come ultima aggiunta. "Usiamo il machine learning e i flussi d'azione per l'automazione", spiega Wannicke. "E stiamo anche utilizzando le funzionalità AI di Celonis come l'Annotation builder e gli agenti AI."

Il consiglio di Wannicke per ottenere il massimo da Process Intelligence (PI) e AI?

1. Identifica le aree giuste per applicare l'AI.
2. Fornisci all'AI il contesto aziendale unico di Fujitsu (regole, benchmark, KPI, ecc.).
3. Assicurati che l'AI non solo generi ROI, ma venga anche utilizzata in modo sostenibile tenendo conto del suo impatto ambientale.

Una cultura del cambiamento basata sui dati

La crescente consapevolezza del potere dei dati dimostra quanto Fujitsu abbia progredito nel suo percorso di trasformazione. "All'inizio, abbiamo dovuto partecipare alle funzioni aziendali e presentare il nostro caso per Celonis", dice Wannicke. "Adesso c'è una forte spinta da parte del mondo imprenditoriale a partecipare".

Non accontentandosi più di ottimizzare i propri processi, nel 2024 Fujitsu è diventata un partner fidato di Celonis. "Nell'ambito della nostra crescente attività di servizi IT, possiamo aiutare i nostri clienti a connettersi a Celonis", spiega Wannicke. "Portiamo con noi una grande esperienza, soprattutto in regioni come il Giappone, dove i nostri sistemi GLOVIA sono ampiamente utilizzati."

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Con una richiesta così elevata di process intelligence e AI, qual è il prossimo passo? "Il nostro prossimo passo è combinare più processi in Celonis usando l'AI", dice Koga-san. "Se pensiamo a più processi combinati con la nostra AI, possiamo supportare i nostri clienti per trasformare completamente l'efficienza della loro attività."